Rembourser un salarié qui a avancé des frais pour l'entreprise
Un salarié a payé une dépense professionnelle avec sa carte bancaire personnelle. Le remboursement passe par une note de frais, sur justificatifs, pour le montant réellement dépensé.
La marche à suivre
Le salarié établit une note de frais
Elle indique la date, la nature de la dépense, le motif professionnel et le montant TTC. Les justificatifs originaux (factures ou tickets) y sont joints. Une facture au nom de l'entreprise conditionne la récupération de la TVA.
L'employeur valide
Il vérifie le caractère professionnel de la dépense et la cohérence des montants avec les justificatifs.
L'employeur rembourse
Par virement séparé ou sur le bulletin de paie, selon l'organisation de l'entreprise.
L'entreprise conserve les pièces
La note et ses justificatifs servent de pièce comptable et de preuve en cas de contrôle URSSAF.
Deux façons de rembourser
Virement séparé
La solution la plus simple et la plus rapide. Rien n'apparaît sur le bulletin de paie.
Ligne en bas de bulletin
Une ligne « remboursement de frais », non soumise à cotisations et exclue du net imposable.
Régime social et fiscal
- Remboursement au réel, justifiéExonéré de cotisations sociales et non imposable pour le salarié.
- Absence de justificatifL'URSSAF peut requalifier la somme en complément de salaire, soumis à cotisations.
- Achat pour le compte de l'entrepriseFournitures ou matériel : l'entreprise comptabilise un achat et rembourse simplement l'avance faite par le salarié. Ce n'est pas un frais professionnel au sens strict.
- Délai de remboursementLa loi n'en fixe aucun, mais le salarié n'a pas à supporter durablement une charge de l'entreprise. Remboursez rapidement, au plus tard avec la paie du mois, ou selon la procédure interne.
À retenir
Pas de remboursement sans justificatif. Une note de frais complète, validée et archivée protège à la fois le salarié, qui est remboursé sans retenue, et l'employeur en cas de contrôle.